Creative Bureaucracy Festival bahas cara mengatasi masalah birokrasi

Perkembangan digitalisasi yang begitu pesat tampaknya terus "merongrong" birokrasi pemerintah yang sudah ajeg di seluruh dunia.  

Teknologi dan kecerdasan buatan (AI) yang begitu disruptif saat ini telah mendorong tren yang semakin meningkat di kalangan pemerintah untuk “menghilangkan” birokrasi, kata CEO konsultan inovasi perkotaan Anteverti, Cristina Garrido. 

Pemerintah-pemerintah tersebut termasuk gerakan “bureaucrazy” 0% Estonia dan program nol birokrasi Uni Emirat Arab (UEA) yang memanfaatkan teknologi guna memangkas proses pemerintah yang tidak perlu. 

Apakah kita harus menghilangkan birokrasi pemerintah sepenuhnya, atau merancang ulang agar menjadi “lebih kreatif, inklusif, dan menyenangkan”? 

Garrido mengajukan pertanyaan ini dalam panelnya yang berjudul “No Bureaucracy vs. Creative Bureaucracy” di acara Creative Bureaucracy Festival 2025. 

GovInsider berkesempatan menghadiri acara ini di Berlin, Jerman, pada 5 Juni. 

Para panelis termasuk mantan menteri digital Montenegro, mantan asisten presiden di Gedung Putih Amerika Serikat, serta manajer portofolio inovasi dan keuangan SDG PBB yang berbasis di Armenia.  

Berlangganan bulletin GovInsider di sini 

Quickwin untuk mendapatkan modal politik 

Alih-alih membangun semuanya dari nol, mengadopsi teknologi open-source dan membangun infrastruktur publik digital (DPI) adalah salah satu cara untuk meraih kemenangan cepat dengan hasil nyata.

Mantan Menteri Administrasi Publik, Masyarakat Digital, dan Media Montenegro, Tamara Srzentić, mencatat bahwa dengan menunjukkan perbaikan yang signifikan dalam waktu relatif singkat, para menteri dapat meningkatkan modal politik mereka di dalam kabinet, memperoleh anggaran yang lebih besar, dan sebagainya. 

Dia adalah menteri digital pertama negaranya dan terlibat dalam pekerjaan teknologi pemerintah di dua pemerintahan California sebelumnya. Timnya memimpin respons digital California selama pandemi Covid-19. 

Platform Jabar X-Road di Jawa Barat - platform pertukaran data yang diadaptasi dari model Estonia - menjadi contoh kuat bagaimana open-source dapat mempercepat inovasi digital di pemerintahan. 

“Belajar dan meneliti adalah kunci utama inovasi di tengah anggaran yang sangat terbatas. Saya selalu mengarahkan teman-teman saya [di Jabar Digital Service] untuk berinovasi tanpa menciptakan garis anggaran baru,” kata Kepala Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat, Ika Mardiah, kepada GovInsider sebelumnya.  

Manajer Portofolio Inovasi dan Keuangan SDG UNDP, Tigran Tshorokhyan, juga menyoroti efektivitas quickwin. 

Dia mencatat, berdasarkan pengalamannya bekerja dengan beberapa lembaga publik di Armenia, bahwa sektor publik memprioritaskan hasil di atas segalanya, bukan metode inovatif yang digunakan untuk mencapainya. 

“Ketika Anda memastikan hasilnya, mereka mulai datang kepada Anda untuk mempelajari cara Anda melakukannya,” jelasnya. 

Mengutip proyek antara UNDP dan Kementerian Kesehatan Armenia untuk meningkatkan partisipasi skrining kanker di daerah yang kurang terlayani, UNDP menerapkan teknik perubahan perilaku dengan hanya mengirimkan satu surat dan satu pengingat kepada populasi yang memenuhi syarat. 

Hal ini berhasil meningkatkan partisipasi dalam skrining kanker hingga enam kali lipat, katanya. Setelah membuktikan hasil yang nyata dan mendapatkan kepercayaan dari kementerian, UNDP kemudian memperluas inisiatif tersebut. 

Menempatkan pengguna sebagai prioritas 

Berapa kali Anda menelepon layanan pelanggan pemerintah dan menjelaskan masalah Anda, namun kemudiian ditanggapi dengan jawaban “memang prosedurnya begitu” atau “dari sananya sudah begitu”?

Nina Maturu, mantan asisten untuk Inovasi Presiden di Gedung Putih, menyoroti contoh ini sebagai kegagalan fundamental birokrasi. 

“Seringkali, kita terlalu terjebak dalam proses birokrasi sehingga lupa tujuan sebenarnya yang seharusnya didukung oleh proses tersebut,” jelasnya. 

Sebagai desainer yang mengadvokasi pendekatan berpusat pada manusia dalam menanamkan inovasi, Maturu menjadi bagian dari program yang membawa inovator terkemuka dari sektor swasta untuk bekerja pada proyek-proyek sektor publik berdampak tinggi di AS. 

Dia sebelumnya bekerja di bidang teknologi kesehatan yang sedang berkembang dan menggunakan kecerdasan buatan (AI) untuk memetakan tren manusia yang membentuk eksplorasi ruang angkasa hingga tahun 2050. 

Saran lain yang diberikan oleh Srzentić dari Montenegro untuk “mengurai birokrasi” adalah membawa pembuat kebijakan dan teknologi untuk duduk dan berdiskusi di satu meja yang sama. 

Dia mengamati bahwa pemerintah di seluruh dunia semakin banyak mempekerjakan manajer produk dan mengadopsi pendekatan pemikiran desain dalam mengembangkan solusi inovatif. 

Ini berarti “berpindah dari tujuan dan proyek ke fokus pada kebutuhan dan hasil bagi warga”, serta “membangun produk secara bertahap dan menciptakan umpan balik.” 

Dia menekankan bahwa pendekatan ini tidak hanya harus diterapkan pada produk digital, tetapi juga pada kebijakan dan program. 

Meskipun dia mengakui kesulitan untuk melibatkan seluruh organisasi, dia menemukan bahwa melibatkan tim multidisipliner dan pendekatan uji coba dan belajar telah memudahkan inovasi di sektor publik. 

Tshorokhyan dari UNDP berbagi lebih lanjut tentang pengalaman timnya dalam menguji dua pendekatan untuk menanamkan inovasi: memulai dari skala kecil atau memulai dengan sistem.  

Meskipun kedua pendekatan tersebut terbukti efektif, ia mencatat bahwa pendekatan sistemik menghadirkan tantangan signifikan dalam membantu komunitas mengembangkan keterampilan dan pemahaman yang diperlukan untuk perbaikan sistem secara menyeluruh.  

Hal ini terutama berlaku bagi negara-negara berkembang seperti Armenia, katanya.  

Agar perubahan besar ini berhasil, tetap penting untuk mendapatkan dukungan dan mengembangkan kemampuan pengguna akhir, katanya. 

Kemenangan cepat dan kecil dapat membantu membangun kepercayaan dengan pembuat kebijakan, mendorong mereka untuk bereksperimen lebih banyak, belajar dari kesalahan, serta mengadopsi pendekatan manajemen produk untuk berkolaborasi dengan pengguna akhir – untuk kemudian secara efektif “menghack” birokrasi untuk hasil yang lebih baik.