Lima cara para pemimpin perubahan atasi masalah besar birokrasi 

Kafkaesque - sebuah kata yang digunakan untuk menggambarkan birokrasi yang membingungkan seperti labirin. Istilah ini berasal dari Franz Kafka, seorang sastrawan Eropa yang karyanya sering menampilkan tokoh utama yang mencoba menavigasi birokrasi yang mengerikan. 

#ProveKafkaWrong adalah tema Festival Birokrasi Kreatif 2024, sebuah acara tahunan yang bertujuan untuk mempertemukan para pembuat perubahan di sektor publik dan birokrat kreatif dari seluruh dunia untuk mendiskusikan topik-topik utama dalam inovasi sektor publik.  

Saya diundang untuk meliput konferensi tersebut dan memoderatori sebuah sesi tentang pelajaran yang dapat ditawarkan oleh strategi digitalisasi Asia, yang mencakup inovasi pemerintahan digital di seluruh dunia dan inisiatif infrastruktur publik digital (DPI) yang muncul dari Asia. Berikut ini adalah lima ide besar festival tahun ini. 

Berlangganan Bulletin GovInsider untuk mendapatkan informasi terbaru mengenai inovasi sektor publik.

Belajar dari digitalisasi di Asia 

Para pembicara dalam forum berjudul Administrasi Digital Jerman: Pelajaran Apa yang Dapat Dipetik dari Asia? menyampaikan bahwa fondasi hukum yang kuat, mendorong rasa memiliki, dan menarik talenta merupakan beberapa pendorong utama dari inisiatif digitalisasi yang sukses di India, Singapura, dan Taiwan. Forum ini diselenggarakan oleh Yayasan Konrad Adenauer Stiftung. 

Para pembicara membahas bagaimana strategi seperti inisiatif Smart Nation di Singapura, pendekatan infrastruktur publik digital di India, dan penggunaan kecerdasan buatan (AI) di Taiwan untuk hukuman yudisial, dapat menjadi contoh bagi perjalanan digitalisasi Jerman - negara yang terkenal dengan "digital shyness". 

“Apa yang saya ambil dari presentasi ini adalah bahwa tidak ada satu resep untuk sukses atau cetak biru yang dapat Anda tiru. Setiap negara telah menemukan kekuatan mereka, pendekatan mereka terhadap berbagai hal, dan bagaimana menerapkannya pada negara digital,” ujar Kepala Staf Digital Service Jerman, Magdalena Zadara, dalam panel tersebut. 

Yayasan ini telah merilis sebuah laporan baru yang berjudul Strategi Digitalisasi Publik: Studi Kasus dari Singapura, India, dan Taiwan, yang mengeksplorasi bagaimana ketiga negara tersebut telah menarik talenta teknologi, menciptakan infrastruktur hukum untuk mendukung inisiatif identitas digital, dan memperkenalkan perangkat AI dalam peradilan. 

Jangan pernah menyia-nyiakan krisis 

Dalam pidato utama di panggung utama, Mikey Dickerson, yang mendirikan United States Digital Service pada tahun 2014, berbagi tentang bagaimana para pemimpin dapat memanfaatkan krisis untuk membangun peluang baru. 

“Rahasia untuk membuat perubahan dalam organisasi besar yang sudah mengakar dan tidak ingin berubah sangatlah sederhana: sering kali Anda tidak bisa melakukannya. Itu tidak mungkin,” kata Dickerson. 

Meskipun demikian, ia menjelaskan bahwa ada peluang di mana “aturan-aturan ditangguhkan, resistensi lebih sedikit, dan memungkinkan untuk mengubah sesuatu dengan cara yang signifikan” - dengan kata lain, saat terjadi krisis. Ini termasuk saat-saat di mana organisasi menghadapi ancaman eksistensial atau tekanan waktu. 

Pada tahun 2014, Presiden Obama menugaskan Dickerson untuk mendirikan Layanan Digital Amerika Serikat setelah ia membantu menyelamatkan HealthCare.gov setelah peluncurannya yang gagal - sebuah upaya pemulihan yang membuat tim Dickerson menjadi sampul Majalah Time. 

Membangun sistem yang adil antar generasi 

Perubahan iklim, kecerdasan buatan, populasi yang menua - ini adalah tantangan jangka panjang yang harus dihadapi oleh semua negara, tetapi strategi jangka panjang sering kali terhambat oleh tuntutan jangka pendek dari siklus pemilihan umum.

Mantan Komisioner Generasi Masa Depan (Future Generations) Wales, Sophie Howe, berbagi dengan para peserta tentang bagaimana Wales memutuskan untuk melindungi kepentingan generasi masa depan dan menetapkan visi jangka panjang untuk negara tersebut dengan Undang-Undang Generasi Masa Depan, yang dipandu oleh tujuh tujuan kesejahteraan yang ditentukan oleh konsensus nasional. 

“[Undang-undang] ini menetapkan prinsip menyeluruh bahwa semua lembaga publik kami, hingga ke kotamadya dan segala sesuatu di antaranya, harus menunjukkan bagaimana mereka memenuhi kebutuhan hari ini tanpa mengorbankan kemampuan generasi mendatang untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri,” katanya. 

Tahun ini, Perserikatan Bangsa-Bangsa akan merilis Deklarasi PBB untuk Generasi Masa Depan dan akan menunjuk Utusan Khusus PBB untuk Generasi Masa Depan, yang dibangun berdasarkan inisiatif Wales. 

Mengambil pendekatan produk 

Ketika mengembangkan layanan, lembaga pemerintah harus menggunakan pendekatan produk yang berulang untuk membangun kebijakan, proses, dan layanan serta menjauh dari mengikuti proses standar. 

Inilah yang disampaikan oleh mantan Menteri Administrasi Publik, Masyarakat Digital, dan Media Montenegro, Tamara Srzentić, yang berbicara tentang perlunya membangun layanan yang berpusat pada pengguna untuk meningkatkan kehidupan masyarakat biasa. 

“Masyarakat merasakan pengalaman pemerintah melalui penyampaian,” katanya. 

Ketika 13.000 pengungsi Ukraina memasuki Montenegro pada tahun 2022, timnya bekerja sama dengan berbagai lembaga untuk memenuhi kebutuhan mereka yang muncul dengan cepat, termasuk meningkatkan konektivitas dengan menyediakan laptop dan pengisi daya.  

Kurangi birokrasi untuk meningkatkan kepercayaan 

“Dengan menghilangkan birokrasi, beban yang tidak perlu bagi masyarakat dan bisnis, hal ini akan meningkatkan kepercayaan terhadap pemerintah,” ujar Hesham Amiri, yang merupakan penasihat di Kantor Perdana Menteri Uni Emirat Arab (IUAE). 

Para pemimpin dari UEA berbicara tentang bagaimana negara ini telah memulai program Zero Government Bureaucracy (ZGB) untuk menghilangkan 2.000 proses yang tidak perlu, mengurangi waktu yang dihabiskan oleh pengguna untuk menyelesaikan proses hingga lebih dari 50 persen, dan menghapus semua redundansi dari pemberian layanan. 

Di masa lalu, warga negara asing yang memiliki anak di UEA harus mendapatkan pengesahan dokumen dari Kementerian Luar Negeri, sebuah proses yang bisa memakan waktu hingga 14 hari. Berkat inisiatif ZGB, hal ini telah disederhanakan menjadi satu proses terpadu yang dapat dilakukan secara online, ujar para pembicara. 

Program ini dijalankan sebagai gerakan “akar rumput”, yang mendorong pegawai negeri sipil untuk mengidentifikasi masalah dengan menggunakan tagar #zerobureaucracy di platform media sosial internal.  

Ada penghargaan bulanan dan tahunan hingga US$30.000 (S$40.000) untuk memberikan penghargaan kepada tim yang telah melakukan yang terbaik dalam menyederhanakan proses pemerintahan. 

Artikel ini diterjemahkan dari Bahasa Inggris pada laman ini